Tietosuojaseloste – Yritysasiakkaat

Kanresta Oy:n väliaikatarjoilujärjestelmän rekisteri soveltaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Seloste päivitetty 21.5.2018.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Nimi: Kanresta Oy (Y-tunnus: 0986855-1)
Osoite: Arkadiankatu 21 B, 00100 Helsinki
Yhteystiedot: Vaihde 09 4366 5300, www.kanresta.fi, anne.soikkeli@kanresta.fi

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Nimi: Anne Soikkeli
Osoite: Arkadiankatu 21 b, 00100 Helsinki
Yhteystiedot: (09) 4366 5317, sähköposti anne.soikkeli@kanresta.fi

3. REKISTERIN NIMI

Kanresta Oy:n yritysasiakasrekisteri

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Laskutuksen ja asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja Kanresta Oy:n oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä henkilötietolain mukainen henkilötietojen käsittely asiakaslaskutukseen ja asiakassuhteen hoitoon liittyvään toimintaan tai tutkimustoimintaan. Tietoja voidaan käyttää Kanresta Oy:n ja/tai sen yhteistyökumppaneiden, mainostajien tms. mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaamiseen rekisterin perusteella Kanresta Oy:n tarjoamien palveluiden ja viestimien kautta.

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Henkilötietoja käsittelevät asiakasreskontraa hoitavat henkilöt sekä järjestelmän ylläpitäjä.

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Henkilöasiakkaista kerätään ja tallennetaan seuraavat tiedot: osoite, mahdollinen verkkolaskutusosoite, mahdollinen sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä tarvittaessa yhteyshenkilön nimi. Lisäksi asiakkaista pidetään yllä tilaus- ja laskutushistoriaa. Rekisteriin ei kerätä ns. lain tarkoittamia arkaluonteisia tietoja. Tiedot säilytetään ainakin asiakassuhteen voimassaolon ajan.

7. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Kerättävät tiedot saadaan asiakkaan pyytäessä mahdollisuutta laskutukseen.

8. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille ilman viranomaisen määräystä. Tietoja luovutetaan tarvittaessa alihankkijoille liittyen esimerkiksi laskutusprosessiin, missä tulostuspalvelu tulostaa paperilaskut ja verkkolaskutusoperaattori lähettää verkkolaskut. Mikäli Asiakkaiden tietojen luovuttaminen Kanresta Oy:n ulkopuolelle tulee ajankohtaiseksi, asiakkailta pyydetään etukäteen asianmukainen suostumus.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteritietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ja allekirjoitettuna kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Siltä osin kuin rekisteröity voi toimia itse, hänen on ilman aiheetonta viivytystä, saatuaan tiedon virheestä tai, virheen itse havaittuaan, oma-aloitteisesti oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, rekisterin tarkoituksen vastainen, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.

Siltä osin kuin rekisteröity ei pysty korjaamaan tietoja itse, korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena ja allekirjoitettuna kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 1. mainittuun osoitteeseen.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä sähköpostilla rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

11. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisina ja rekisteri on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta. Sähköinen rekisteri on suojattu ulkoisilta tunkeutumisilta palomuurilaitteistolla ja salasanoin. Häiriötilanteiden varalta rekisterin tiedoista otetaan säännönmukaisesti varmuuskopiot, jotka niin ikään on suojattu palomuurilaitteistolla.

Rekisteriä ei säilytetä paperisessa muodossa. Mikäli tilauksen valmisteluun ym. rekisterin tietoja on tulostettava manuaaliseen muotoon, niin aineisto tuhotaan käytön jälkeen silppuamalla tai laittamalla tiedot tietoturvasäiliöön.